Como escolher o software ideal para uma central de esterilização?

Os avanços tecnológicos em práticas cirúrgicas e procedimentos médicos não só exigem uma profissionalização dos serviços de apoio, mas também uma maior rapidez de assistência e resposta dos setores provedores. Por este motivo, as centrais de esterilização devem estar à altura da tarefa.

Tarefas como maximizar e organizar os tempos de trabalho, reduzir os custos operacionais e de não qualidade, eliminar registros de papel, controlar e otimizar a rotação de instrumentais e kits cirúrgicos e evitar conflitos devido a problemas operacionais, entre outras necessidades, são vitais hoje em dia. 

Imagine um sistema que suporte a produção no dia-a-dia, processo por processo, rastreando, validando, padronizando tarefas e alertando proativamente para erros. Além disso, que permita a integração de dados para resolver conflitos e tome decisões de gerenciamento com base em informações atualizadas e reais, acessando as informações remotamente e em tempo real, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Soa bem, não é? 

Um bom software de rastreabilidade deve cumprir estas funções e muito mais, sendo um padrão para uma gestão eficiente e profissional. No entanto, muitas vezes não é pensado como uma ferramenta de trabalho, mas sim como uma digitalização de documentos, o que significa mais uma tarefa no dia de trabalho.

Então, que fatores devem ser levados em consideração ao contratar este tipo de software para uma central de esterilização? Comecemos pelo primeiro passo: entender o que é rastreabilidade, por que é essencial garantir a saúde e seu impacto direto na segurança do paciente durante uma prática cirúrgica ou procedimento médico.

A rastreabilidade implica a capacidade de reconstruir o histórico de um produto ou lote por meio de uma identificação registrada, ou seja, conhecer todos os locais e estados pelos quais um produto ou lote passou de sua produção para seu consumo ou uso. 

No caso da rastreabilidade em uma central de esterilização, é essencial ter um registro de todos os locais e processos pelos quais os instrumentais cirúrgicos passaram desde sua recepção até sua entrega na sala de cirurgia, especialmente para três aspectos-chave: a prevenção de infecções, a medição dos serviços cirúrgicos, e a gestão de ativos financeiros.

Seis fatos sobre a segurança da cirurgia de acordo com a OMS:

1. Pelo menos sete milhões de pacientes são afetados por complicações cirúrgicas a cada ano. Pelo menos um milhão morre durante ou imediatamente após a operação.  
2. Até 25% dos pacientes cirúrgicos hospitalizados sofrem complicações pós-operatórias. 
3. A taxa de mortalidade bruta após uma grande cirurgia é de 0,5-5%. 
4. Nos países industrializados, quase metade de todos os eventos adversos em pacientes hospitalizados está relacionada à atenção cirúrgica. 
5. Os danos causados pela cirurgia são considerados evitáveis em pelo menos metade dos casos. 
6. Os princípios reconhecidos de segurança cirúrgica são aplicados de forma desigual, mesmo nos ambientes mais avançados.

Fonte: “Cirurgia Segura Salva Vidas”, WHO/IER/PSP/2008.07 © Organização Mundial da Saúde, 2008.

Até 60% das infecções do sítio cirúrgico (ISC) poderiam ser evitadas através da implementação de programas de prevenção adequados e do monitoramento da conformidade. As ISC se destacam nos programas de vigilância e controle de infecções nosocomiais devido a sua alta prevalência e severidade, aumento dos custos de saúde diretos e indiretos, e a disponibilidade de medidas de prevenção cientificamente comprovadas e eficazes para cada tipo de procedimento cirúrgico, incluindo a esterilização adequada do instrumental.

Um bom software de rastreabilidade melhorará o desempenho geral de sua central de esterilização, centro cirúrgico e qualquer outra área onde você queira rastrear instrumental cirúrgico e dispositivos médicos. É claro que a escolha do sistema certo não é imediata, mas sim a médio e longo prazo. Portanto, é muito importante considerar a passagem do tempo ao adquirir um software com estas caraterísticas.

Pontos-chave a analisar na aquisição de software de rastreabilidade e gestão

Tecnologia

Primeiro, temos a tecnologia utilizada pelo software. Neste caso, um sistema 100% baseado na web, u seja, que usa um navegador (Chrome, Mozilla Firefox, MS Edge, entre outros) para rodar localmente ou online, é preferível a um sistema desktop, que envolve a instalação em cada um dos computadores que usam o sistema. 

Por quê? Por um lado, os sistemas baseados na web estão se expandindo rapidamente, são mais seguros, mais fáceis de manter e permitem o acesso on-line a partir de diferentes dispositivos, mesmo remotamente, o que é essencial para monitorar incidentes críticos a partir de qualquer lugar, a qualquer momento. 

Como foi mencionado, quando um software é 100% baseado na web, qualquer computador dentro da rede do estabelecimento pode ser usado como estação de trabalho, através do uso de um navegador da web. Esta tecnologia permite ao departamento de TI substituir rapidamente as falhas de hardware e adicionar facilmente novos computadores, o que reduz seus custos associados e simplifica radicalmente a manutenção do software.

Por outro lado, os principais riscos apresentados pelo software de desktop são:  

• Dependência do fornecedor para dimensionar e manter o sistema 
• Desajustes de banco de dados, levando a custos de substituição do instrumental
• Confusão do pessoal e declínio da produtividade
• Aumento dos custos de manutenção e suporte

Além disso, em um mundo onde mais de 55% das visitas on-line em todo o mundo vêm de telefones celulares, um sistema que não inclui essa possibilidade logo se tornará obsoleto.

Escopo e escalabilidade

Um bom sistema deve ter um amplo escopo e escalabilidade, alcançando qualquer setor que deseje rastrear um procedimento em um paciente. O software deve ser implementado preferencialmente em etapas sucessivas para acompanhar o amadurecimento do projeto ao longo do tempo de forma progressiva e simples, começando pelo centro de esterilização, até a sala de operação e outros setores. Isto significa que não somente a unidade central será incluída, mas também outras áreas críticas como consultórios, salas de operação, farmácia, hemodinâmica, endoscopia e maternidade.

Deve também permitir outras funções-chave para corresponder à operação típica de uma central de esterilização: 

• A rastreabilidade por lote de produto e por código único (UDI) 
• A possibilidade de rastrear até o paciente, passando por múltiplos setores
• A compatibilidade com todos os métodos de marcação de instrumental cirúrgico
• A capacidade de se conectar a esterilizadores e lavadoras
• Conter todas as funções para a digitalização da documentação existente 

A expansão e a escala de um sistema não apenas contempla os custos e especificações associados ao software em si, mas também requer análise de custos de outros recursos de infraestrutura (hardware e periféricos, redes, servidor, etc.). É importante conhecer o hardware necessário para o uso de software de rastreabilidade e os custos associados à sua implementação. Os sistemas muitas vezes exigem hardware específico, caro e muitos, sendo software de mesa, precisam até mesmo de instalações especiais ou suporte de fornecedores para escalar. Isto complica o suporte a longo prazo, a renovação e a expansão do sistema.

A tendência atual é padronizar equipamentos a fim de otimizar os custos, melhorar a segurança operacional e simplificar a manutenção do hardware hospitalar. Portanto, é necessário avaliar se o fornecedor do sistema se ajusta aos requisitos corporativos e à disponibilidade local para adquirir e manter esse hardware. Além disso, se houver restrições no número de usuários, versões, possibilidade de conexão simultânea (recorrência), quantidade de computadores, módulos e funcionalidades, acesso, horas de treinamento e suporte, e sobre os métodos de marcação de instrumental cirúrgico reconhecidos pelo software, que devem ser especificados. A marcação é mais um passo em direção à rastreabilidade total, que é o principal objetivo de tal sistema.

Além disso, cada organização passa por um processo natural de rotatividade de pessoal, portanto é necessário saber se o treinamento de novo pessoal no sistema terá um custo adicional. 

Finalmente, deve ser considerado que qualquer processo de expansão requer integração com outros softwares ao longo do tempo. Quanto maior o potencial de integração com outros sistemas de gestão hospitalar e equipamentos de esterilização, melhor para a usabilidade do sistema a longo prazo; portanto, estes recursos, necessidades e custos devem ser considerados ao avaliar seu investimento.

Em resumo, é essencial pensar na escalabilidade como um investimento a longo prazo. Sem restrições e simples, o sistema deve ser escalável para as necessidades de cada instituição de saúde.

Simplicidade de uso

A escolha de um sistema a ser usado em hospitais, clínicas e/ou centros de saúde envolve uma comparação das funções operacionais de cada proposta. 

Um sistema pode ser robusto, mas complexo e incômodo em sua funcionalidade e interface. 

Portanto, o software deve ser robusto, mas ao mesmo tempo simples para que os usuários o utilizem e compreendam. Em outras palavras, para dar-lhes autonomia em seu trabalho diário e permitir a padronização dos processos de trabalho com um sistema de fácil utilização, estável e completo.

Atualmente, existe uma nova tendência mundial que procura programar a interface do sistema levando em conta as características-chave do usuário, ajustando as diferentes visualizações ao usuário, com o objetivo de simplificar as funcionalidades e reduzir as etapas e o tempo gasto no software. Em outras palavras, um sistema de TI para uma função especializada como o gerenciamento de instrumental cirúrgico deve abordar funções críticas de forma simples e rápida, a fim de atender às demandas de tempo do setor, e não gerar uma taxa de abandono ou omissão de registros. 

Para isso, é vital avaliar a simplicidade de uso da ferramenta nas funções de:

• Recepção do instrumental próprio e de fornecedores externos
• Registro e carregamento de lavadoras
• Controle e montagem de caixas
• Registro e carregamento de esterilizadores 
• Gestão de armazém estéril
• Entrega em carrinhos cirúrgicos
• Integração com outros Sistema de Informações Hospitalares (HIS)
• Integração automática com equipamentos médicos, incluindo esterilizadores, lavadoras, incubadoras, etc.
• Relatórios feitos sob medida com estatísticas-chave para melhorar o desempenho da central
• Validação multi-paramétrica 100% digital dos processos de esterilização e lavagem através de controles químicos, biológicos e físicos

Suporte e assistência

Uma central opera 365 dias por ano. A saúde dos pacientes não pode esperar: quando ocorrem incidentes críticos, é essencial uma resposta e uma resolução rápida.

Neste sentido, o suporte é tão importante quanto o software. Todos os sistemas têm problemas, a diferença está em como eles os resolvem.

Assim como na compra de equipamentos, o software escolhido deve ter um serviço pós-venda para sua manutenção. 

Portanto, deve ser contemplado:

Como é o help desk. Quem recebe e gerencia o suporte? O fornecedor deve estar preparado para lidar rapidamente com incidentes críticos.

O tipo de assistência prestada. Isto pode ser através de um terceiro, geralmente o distribuidor do sistema, ou diretamente com o desenvolvedor do software. A segunda opção será sempre recomendada, a fim de conseguir o uso correto do software e um tempo de resposta mais rápido para a assistência. A este respeito, é importante conhecer o Acordo de Nível de Serviço (ANS) do fornecedor, que determina o desempenho, os tempos de resposta e a taxa de resposta.  É sempre recomendado que o ANS do fornecedor do sistema seja menor que o tempo médio total de processamento da central de esterilização, para que a resolução do problema seja dentro do ciclo de produção. 

Idioma do suporte. O suporte deve ser fornecido no idioma nativo do usuário.

Meios de suporte. Várias opções, tais como suporte remoto, pessoalmente, via e-mail, tickets e ligações telefônicas.

Outra questão relevante a ser levada em conta é que o apoio deve ser evolutivo, um pré-requisito para o sucesso do investimento a longo prazo. Através de atualizações do sistema, os erros atuais e futuros são reduzidos, os erros de raiz não detectados no uso regular são resolvidos e a segurança do sistema, tanto operacional como de banco de dados, é melhorada.

O suporte técnico é o único caminho para:

• Minimizar as taxas de não-ocupação e inatividade do sistema
• Prevenir a omissão de registro por parte dos usuários
• Diminuir a taxa de incidência através da melhora contínua
• Minimizar as chances de fraude ou roubo de dados virtuais
• Evitar a obsolescência tecnológica do sistema
• Maximizar a “plasticidade” do sistema para ajustes, mudanças e escalas 
• Melhorar o uso e as funções do sistema
• Melhorar a curva de aprendizagem e a taxa de uso da ferramenta
• Expandir e escalar o sistema 

Com relação às atualizações e melhoras, precisamos avaliar o fornecedor com base nas seguintes questões: 

• O fornecedor faz melhoras operacionais, tecnológicas, de segurança, de uso e funções? Como e com que frequência são implementadas as atualizações do sistema? 
• Quem recebe e desenvolve as melhoras? É uma pessoa ou é uma empresa que permite a continuidade além de seus funcionários? 
• A empresa de desenvolvimento tem um sistema de qualidade que permite a continuidade a longo prazo?
• O fornecedor está investindo no produto e no desenvolvimento da organização?
• A solução pode ser integrada com outros softwares e equipamentos médicos?

Em conclusão, o software nunca é um produto acabado: o fornecedor deve se especializar, atualizar, crescer e evoluir ao longo do tempo. Sem suporte evolutivo, não há planejamento de médio e longo prazo para um projeto de rastreabilidade, ou para qualquer software, independentemente da indústria ou função.

Segurança

É importante ter um sistema seguro que não seja vulnerável ao hacking. As informações contidas no sistema são vinculadas ao paciente e devem, portanto, ser salvaguardadas.

A segurança está muito relacionada a dois dos pontos mencionados acima: tecnologia e suporte. 

Em termos de tecnologia, os sistemas baseados na web são sempre mais seguros do que os sistemas desktop. Isto se deve à proteção do banco de dados, que não é exposto ao usuário, e à segurança do próprio servidor.

O suporte técnico evolutivo envolve atualizações que melhoram não apenas o funcionamento do sistema, mas também sua segurança. Estas atualizações proporcionam muitas revisões ao sistema. Por exemplo, eles adicionam novas características e removem as obsoletas, atualizam os drivers, fornecem correções de bugs e, o mais importante, corrigem as vulnerabilidades identificadas.

Experiência do fornecedor

É importante selecionar um fornecedor especializado em sistemas de TI desta natureza e complexidade, pois as particularidades, restrições e conhecimentos sobre o tratamento do instrumental cirúrgico e dispositivos médicos são vitais para o desenvolvimento do software.

Neste ponto, torna-se crucial detectar a capacidade da empresa de inovar com melhoras específicas nas operações diárias e aplicar novas tecnologias sob a compreensão da realidade de uma central de esterilização. Esta experiência pode ser verificada através de feedback e avaliação de clientes e usuários. 

Muitas vezes, soluções “enlatadas” são adquiridas ou contratadas para empresas sem conhecimento na área. Esta falta de conhecimento pode levar a deficiências que vão desde custos excessivos até funcionalidade inadequada e maior vulnerabilidade à demissão ou mudanças organizacionais de atores-chave.

Em outras ocasiões, o objetivo é atender esta necessidade com um módulo operacional/administrativo do Sistema de Informações Hospitalares (SIH), que a curto prazo está parcialmente ocupado porque não contempla a natureza, casos de uso e particularidades deste setor, e acaba sendo substituído por um software específico, uma vez que a expansão, ajuste ou redefinição do módulo do SIH é muito custosa, requer um grande número de horas de trabalho e em muitas ocasiões o desenvolvedor do SIH não está interessado na unidade de negócios, interrompendo o desenvolvimento do módulo específico para rastreabilidade.

Ou também acontece que a instituição procura, em primeira instância, abordar a solução com sua própria equipe e está sujeita à disponibilidade de recursos, que são realocados, a médio e longo prazo, por várias razões, tornando impossível o desenvolvimento do software. A situação é agravada pelo fato de que os hospitais e clínicas que têm seu próprio desenvolvimento funcionam de forma semelhante a uma empresa de software, de modo que o retomar o desenvolvimento, seja para corrigir problemas, melhorá-lo, criar novos módulos ou atualizá-lo, requer uma espera baseada na prioridade de outros projetos internos.

Em conclusão, a experiência do fornecedor não só aumenta a probabilidade de execução bem-sucedida de um projeto de rastreabilidade através do planejamento de objetivos, mas também reduz os horizontes temporais das diferentes fases do projeto (implementação, revisão, suporte e melhora).

Custos 

Um sistema de rastreabilidade não é adquirido todos os dias. Portanto, ao analisar, é importante ter em mente que seu uso e custos serão de longo prazo.

Esta contratação é muitas vezes complexa e requer uma análise profunda de investimento. Os seguintes custos devem ser analisados ao longo da vida do projeto:

• Custos por número de licenças de usuários atuais e futuros
• Custos por softwares instalados por computador
• Custos de mudança de versões e atualizações
• Custos dos módulos de trabalho contratados inicialmente e no futuro
• Custo por usuários recorrentes ou simultâneos
• Custos mensais ou anuais de suporte técnico e consulta
• Custos mensais ou anuais de licenças adicionais (expiração das licenças que requerem recompra a longo prazo)
• Custo do hardware e renovação tanto na configuração atual quanto na expansão futura
• Custo dos insumos necessários no dia-a-dia para executar o software. Com o tempo, à medida que o projeto se expande, aumenta o consumo de etiquetas, fitas, marcadores, etc. 
• Custos de integração com outros softwares, já que a expansão do sistema exigirá, mais cedo ou mais tarde, a integração com outros sistemas
• Custo de integração com esterilizadores, lavadoras, incubadoras e outros equipamentos médicos existentes e futuros
• Custo do treinamento presencial e virtual inicial bem como os treinamentos de re-indução ou expansão
• Custo da obsolescência das licenças, software, linguagens 
• Custo de custódia, backup e armazenamento do banco de dados.

Como em qualquer projeto de investimento, os fluxos estimados a longo prazo devem ser completados: um software deve ter um horizonte de estudo de pelo menos 5 anos. 

Importante: O software gratuito ou de baixo custo muitas vezes inclui grandes custos ocultos. Todos os custos diretos e indiretos devem ser exaustiva e quantitativamente avaliados ao longo das diferentes etapas do projeto.

Conclusões 

Neste ponto, estamos em condições de afirmar que um sistema de rastreabilidade é um projeto estratégico e um compromisso de longo prazo que envolve uma avaliação cuidadosa dos aspectos tecnológicos, das funcionalidades operacionais, das diferentes fases da vida do produto e dos custos associados ao longo do tempo. 

É muito importante enfatizar que o suporte e a melhora contínua são tão importantes quanto o próprio software. Ambos os pontos devem ser incluídos na análise. 

Finalmente, todos os projetos de rastreabilidade estão sempre crescendo nos hospitais e clínicas, portanto é essencial ter certeza de que a ferramenta pode acompanhar eficazmente este crescimento, levando em conta tanto os custos diretos quanto os indiretos.

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