Cómo elegir el software ideal para una central de esterilización
Los avances tecnológicos en las prácticas quirúrgicas y procedimientos médicos no solo requieren una profesionalización de los servicios de apoyo, sino que también exigen una mayor velocidad de asistencia y respuesta de los sectores proveedores. Por este motivo, el software para una central de esterilización debe estar a la altura de las circunstancias.
Tareas tales como maximizar y ordenar los tiempos de trabajo, reducir los costos operativos y de no calidad, eliminar los registros en papel, controlar y optimizar la rotación del instrumental y los sets quirúrgicos y evitar conflictos por problemas operativos, entre otras necesidades, son vitales hoy en día.
Imagine un sistema que apoye la producción día a día, proceso a proceso, trazando, validando, estandarizando las tareas y alertando preventivamente los errores. Que a su vez permita integrar datos para resolver conflictos y tomar decisiones de gestión basadas en información actualizada y real, accediendo a la información de manera remota y en tiempo real, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Suena bien ¿no?
Un buen software de trazabilidad debe cumplir estas funciones y más, siendo un estándar para la gestión eficiente y profesional. Sin embargo, muchas veces no está pensado como una herramienta de trabajo, sino como una digitalización de documentos, significando una tarea más en la jornada laboral.
Qué es la trazabilidad
Entonces, ¿qué factores tener en cuenta a la hora de contratar un software para una central de esterilización? Empecemos por el primer paso: entender qué es la trazabilidad, por qué es fundamental para garantizar la salud y su impacto directo sobre la seguridad del paciente durante una práctica quirúrgica o procedimiento médico.
La trazabilidad implica la capacidad de reconstruir el historial de un producto o lote mediante una identificación registrada. En otras palabras, conocer todos los lugares y estados por los que pasó un producto o lote desde su elaboración hasta su consumo o utilización.
En el caso de la trazabilidad en una central de esterilización, se vuelve fundamental tener registro de todos los lugares y procesos por los que pasó el instrumental quirúrgico desde su recepción hasta su entrega a quirófano, sobre todo por tres aspectos clave: la prevención de infecciones, la medición de los servicios quirúrgicos y la gestión del activo financiero.
La seguridad de la cirugía
Seis datos sobre la seguridad de la cirugía de acuerdo a la OMS:
- Al menos siete millones de pacientes se ven afectados por complicaciones quirúrgicas cada año. Como mínimo, un millón fallecen durante la operación o inmediatamente después.
- Hasta un 25% de los pacientes quirúrgicos hospitalizados sufren complicaciones postoperatorias.
- La tasa bruta de mortalidad registrada tras la cirugía mayor es del 0,5–5%.
- En los países industrializados, casi la mitad de los eventos adversos en pacientes hospitalizados están relacionados con la atención quirúrgica.
- El daño ocasionado por la cirugía se considera evitable al menos en la mitad de los casos.
- Los principios reconocidos de seguridad de la cirugía se aplican de forma irregular, incluso en los entornos más avanzados.
Fuente: “La cirugía segura salva vidas”, WHO/IER/PSP/2008.07 © Organización Mundial de la Salud, 2008.
Hasta un 60% de las infecciones del sitio quirúrgico (ISQ) serían evitadas aplicando adecuados programas de prevención y verificando su cumplimiento. Las ISQ ocupan un lugar destacado en los programas de vigilancia y control de la infección nosocomial, por su elevada prevalencia y gravedad, incremento de costos sanitarios directos e indirectos y disponibilidad de medidas de prevención efectivas científicamente probadas para cada tipo de procedimiento quirúrgico, entre ellas, la esterilización adecuada del instrumental.
Puntos claves a analizar a la hora de adquirir un software para centrales de esterilización:
Un buen software de trazabilidad mejorará el funcionamiento general de su central de esterilización, quirófano y cualquier otro sector en el que se desee trazar instrumental quirúrgico y dispositivos médicos. Sin dudas, la elección del sistema adecuado no es inmediata, sino que está pensada a mediano y a largo plazo. Entonces, es muy importante contemplar el paso del tiempo al momento de adquirir un software de estas características.
Tecnología
En primer lugar, se encuentra la tecnología utilizada por el software. En este caso, es preferible un sistema 100% web, es decir, aquel que utiliza un explorador (Chrome, Mozilla Firefox, MS Edge, entre otros) para su ejecución, local u online, a un sistema de escritorio, que implica la instalación en cada una de las computadoras que utiliza el sistema.
¿Por qué? Por una parte, los sistemas web se expanden rápidamente, son más seguros, de fácil mantenimiento y permiten el acceso online desde diferentes dispositivos, incluso de manera remota, esencial para el control de incidencias críticas desde cualquier lugar, a toda hora.
Como se ha mencionado, cuando un software es 100% web, cualquier PC dentro de la red del establecimiento puede utilizarse como terminal de trabajo, por medio del uso de un explorador web. Esta tecnología le permite al departamento de informática un rápido reemplazo ante una falla del hardware y la inclusión sencilla de nuevas PC, lo que baja sus costos asociados y simplifica radicalmente el mantenimiento del software.
Por otra parte, los principales riesgos que presentan los softwares de escritorio son:
- Dependencia del proveedor para escalar el sistema y mantenerlo
- Errores de congruencia de la base de datos, que generan costos de reposición del instrumental
- Confusiones en el personal y descenso de la productividad
- Incremento en los costos de mantenimiento y soporte
Alcance y escalabilidad
Un buen sistema deberá tener un amplio alcance y escalabilidad, hasta llegar a cualquier sector que desee trazar un procedimiento en un paciente. El software par una central de esterilización debería, preferentemente, ser implementado en etapas sucesivas. Esto permite acompañar la maduración del proyecto a lo largo del tiempo de manera progresiva y simple, empezando por la central de esterilización, hasta llegar al quirófano y otros sectores. Entonces, no solo estará incluida la central, sino también otros sectores críticos como los consultorios, quirófanos, farmacia, sala de hemodinamia, endoscopía o maternidad.
Además, en un mundo donde más del 55% de las visitas online a nivel mundial proceden de teléfonos móviles, un sistema que no incluya esta posibilidad quedará obsoleto en poco tiempo.
También debe permitir otras funciones claves para coincidir con el funcionamiento típico de una central de esterilización:
- La trazabilidad por lote de producto y por código único (UDI)
- La posibilidad de trazar hasta el paciente, pasando por múltiples sectores
- La compatibilidad con todos los métodos de marcación de instrumental quirúrgico
- La capacidad de conectarse a los esterilizadores y lavadoras
- Contener todas las funciones para digitalizar la documentación existente
El equipamiento y la formación al personal
La expansión y escala de un sistema no solo contempla los costos y especificaciones asociados al software en sí mismo, sino que también requiere el análisis de costos de otros recursos de infraestructura (hardware y periféricos, redes, servidor, etc.). Es importante conocer el hardware necesario para el uso del software de trazabilidad y los costos asociados a su implementación. Los sistemas muchas veces requieren hardware específico, costoso e incluso muchos, al ser software de escritorio, necesitan instalaciones especiales o apoyo del proveedor para su escala. Esto complica el soporte, renovación y expansión del sistema a largo plazo.
La tendencia actual apunta a estandarizar el equipamiento para optimizar los costos, mejorar la seguridad operativa y simplificar la manutención del hardware hospitalario. Por lo tanto, es necesario evaluar que el proveedor del sistema se adapte a los requerimientos corporativos y a la disponibilidad local para adquirir y mantener ese hardware. También, si existen restricciones referidas a la cantidad de usuarios, versiones, posibilidad de conexión en simultáneo (recurrencia), cantidad de PC, módulos y funcionalidades, accesos, horas de capacitaciones y soporte, y sobre los métodos de marcación del instrumental quirúrgico reconocidos por el software, que deben estar especificados. La marcación es un paso más hacia la trazabilidad total, principal objetivo en un sistema de este tipo.
Asimismo, toda organización pasa por un proceso natural de rotación del personal. Por ende, es necesario conocer si la formación a nuevo personal acerca del sistema tendrá un costo adicional.
Integración con otros software
Por último, se debe considerar que todo proceso de escalamiento requiere con el paso del tiempo su integración con otros softwares. Cuanto mayor sea el potencial de integración a otros sistemas de gestión hospitalaria y al equipamiento de esterilización, mejor será para la usabilidad a largo plazo del sistema, por lo que es preciso contemplar estos recursos, necesidades y costos al momento de evaluar su inversión.
Simplicidad de uso
La elección de un sistema implica la comparación de las funciones operativas de cada propuesta.
Un sistema puede ser robusto, pero complejo y engorroso en su funcionalidad e interfaz.
Entonces, el software para una central de esterilización debe ser robusto, pero a su vez de simple uso y entendimiento para los usuarios. En otras palabras, brindarles autonomía en su día a día y permitir la estandarización de los procesos de trabajo con un sistema amigable, estable y completo.
Actualmente, existe una nueva corriente a nivel mundial que busca programar la interfaz del sistema contemplando las características claves del usuario, ajustando las diferentes visualizaciones a este, de tal forma que se simplifiquen las funcionalidades y disminuyan los pasos y tiempo de permanencia en el software. Es decir, que un sistema informático para una función especializada como la gestión de instrumental quirúrgico debe abordar las funciones críticas de una forma simple y rápida para lograr cumplir con los tiempos de trabajo que exige el sector, y no generar una tasa de abandono o una omisión de registros.
Para ello es vital evaluar la simplicidad de uso de la herramienta en las funciones de:
- Recepción del instrumental propio y de proveedores externos
- Registro y carga de lavadoras
- Control y armado de cajas
- Registro y carga de esterilizadores
- Gestión de bodega estéril
- Entrega en carros de cirugía
- Integración con otros Sistemas de Información Hospitalaria (HIS)
- Integración automática con el equipamiento médico, entre ellos, esterilizadoras, lavadoras, incubadoras, etc.
- Reportes a medida con las estadísticas clave para mejorar el funcionamiento de la central
- Validación multiparamétrica 100% digital de los procesos de esterilización y lavado a través de los controles químicos, biológicos y físicos
Soporte y asistencia
El soporte: tan importante como el software
Una central funciona los 365 días del año. La salud de los pacientes no puede esperar: cuando ocurren incidencias críticas, es esencial obtener una rápida respuesta y resolución. En este sentido, el soporte es tan importante como el software. Problemas tienen todos los sistemas, la diferencia está en cómo los resuelven.
El software elegido debería contar con un servicio postventa para su mantenimiento. Al igual que en la compra de un equipamiento.
Entonces, se debe contemplar:
Cómo es la mesa de ayuda. ¿Quién recibe y gestiona el soporte? El proveedor debe estar preparado para atender de manera rápida las incidencias críticas.
El tipo de asistencia brindada. Puede ser por medio de un tercero o en forma directa con el desarrollador del software. Siempre será recomendable la segunda opción, para lograr el correcto uso del software y una mayor velocidad de respuesta en la asistencia. En este sentido, es importante conocer el Nivel de Servicio Acordado (NSA) del proveedor. Esta escala determina la performance, los tiempos y la tasa de respuesta. Siempre se recomienda que el NSA del proveedor sea menor al tiempo total de procesamiento promedio de la central de esterilización, para que la resolución de la incidencia se resuelva dentro del ciclo productivo.
Idioma del soporte. El mismo se debe brindar en el idioma nativo del usuario.
Medio de soporte. Varias opciones, tales como soporte remoto, presencial, vía email, tickets y llamada telefónica.
La importancia del soporte evolutivo
Otra cuestión relevante a tener en cuenta es que el soporte debe ser evolutivo. Es una condición indispensable para el éxito de la inversión a largo plazo. Por medio de las actualizaciones del sistema, se reducen los errores actuales y futuros, se resuelven los errores de raíz no detectados en el uso regular y se mejora la seguridad del sistema tanto operativa como de la base de datos.
El soporte técnico es el único camino para:
- Minimizar tasa de no ocupación y parada de uso del sistema
- Evitar omisión de registro por parte de los usuarios
- Disminuir la tasa de incidencias por medio de la mejora continua
- Minimizar las posibilidades de fraude o hurto de datos virtuales
- Evitar la obsolescencia tecnológica del sistema
- Maximizar la “plasticidad” del sistema frente a ajustes, cambios y escalamientos
- Mejorar el uso y las funciones del sistema
- Mejorar la curva de aprendizaje y el porcentaje de uso de la herramienta
- Expandir y escalar el sistema
Actualizaciones y mejoras
Respecto a las actualizaciones y mejoras, debemos evaluar al proveedor en base a las siguientes cuestiones:
- ¿El proveedor realiza mejoras operativas, tecnológicas, de seguridad, de uso y funciones? ¿Cómo y cada cuánto tiempo se implementan los upgrades del sistema?
- ¿Quién recibe y desarrolla las mejoras? ¿Es una persona o es una empresa que permita la continuidad más allá de sus colaboradores?
- ¿La empresa desarrolladora tiene un sistema de calidad que permite la continuidad a largo plazo?
- ¿El proveedor está invirtiendo en el producto y en el desarrollo organizativo?
- ¿Puede integrarse la solución con otros softwares y equipos médicos?
En conclusión, un software nunca es un producto acabado. Por el contrario, la empresa proveedora debe especializarse, actualizarse, crecer y evolucionar a lo largo del tiempo. Sin un soporte evolutivo, no existe planificación a mediano y largo plazo de un proyecto de trazabilidad, ni de cualquier software, sin importar el rubro o función.
Seguridad
Es importante contar con un sistema seguro que no sea vulnerable al hackeo. La información que contiene el sistema está vinculada con el paciente, por lo cual debe ser salvaguardada.
La seguridad se relaciona muy estrechamente con dos de los puntos mencionados anteriormente: la tecnología y el soporte.
Respecto a la tecnología, los sistemas web siempre son más seguros que los sistemas de escritorio. Esto se debe a la protección de la base de datos y a la seguridad misma del servidor.
Por su parte, el soporte técnico evolutivo implica actualizaciones que mejoran no solo el funcionamiento del sistema sino la seguridad del mismo. Estas actualizaciones proporcionan muchas revisiones para el sistema. Por ejemplo, agregan funciones nuevas y eliminan las obsoletas, actualizan los controladores, proporcionan correcciones de errores y, lo que es aún más importante, reparan vulnerabilidades detectadas.
Experiencia del proveedor
Es importante seleccionar un proveedor especializado en sistemas informáticos de esta naturaleza y complejidad, ya que las particularidades, restricciones y conocimientos sobre el tratamiento del instrumental quirúrgico y los dispositivos médicos son vitales para el desarrollo del software para una central de esterilización.
En este punto, se vuelve crucial detectar cuál es la capacidad de la compañía de innovar con mejoras específicas a la operatoria diaria y de aplicar nuevas tecnologías bajo el entendimiento de la realidad de una central de esterilización. Esa experiencia puede ser comprobada por medio de la opinión y valoración de clientes y usuarios.
Casos frecuentes: malas experiencias con el proveedor
Primero, muchas veces, se adquieren soluciones “enlatadas” o se contratan a empresas sin conocimiento en el rubro. Esta falta de conocimiento puede implicar falencias significativas. Estas van desde sobrecostos hasta funcionalidades que no se ajustan a lo requerido y mayor vulnerabilidad ante la renuncia o cambios organizativos de los actores claves.
En otras ocasiones, se busca suplir esta necesidad con un módulo operativo/administrativo del Sistema de Gestión Hospitalario (HIS). A corto plazo se ocupa parcialmente debido a que no contempla la naturaleza, casos de uso y particularidades de este sector, y se termina reemplazando por un software específico, ya que expandir, ajustar o redefinir el módulo del HIS resulta muy costoso, requiere una gran cantidad de horas de trabajo y en muchas ocasiones al desarrollador del HIS no le interesa la unidad de negocio, interrumpiendo el desarrollo del módulo específico para trazabilidad.
Por último, suele suceder que la institución busca, en primera instancia, abordar la solución con su propio equipo. En consecuencia, queda sujeta a la disponibilidad de recursos. Por este motivo, si los mismos se reubican, queda imposibilitado el desarrollo del software a mediano y largo plazo. Asimismo, agrava la situación que los hospitales y clínicas autodesarrolladoras trabajen en forma equivalente a una software factory. Ciertamente, retomar el desarrollo, ya sea para arreglar incidencias, mejorarlo, crear nuevos módulos o actualizarlo requiere de una espera basada en la prioridad de otros proyectos internos.
En conclusión, la experiencia del proveedor no solo incrementa la probabilidad de éxito de ejecución de un proyecto de trazabilidad por medio de planificación de los objetivos sino también reduce los horizontes temporales de las diferentes fases de proyecto (implementación, puesta a punto, soporte y mejora).
Costos
Un sistema de trazabilidad no se adquiere todos los días. Por eso, al momento de analizar, es importante tener en cuenta que su uso y costos serán a largo plazo.
Esta contratación suele ser compleja y requiere un análisis profundo de inversión. Se deben analizar los siguientes costos en toda la vida útil del proyecto:
- Costos por cantidad de licencias de usuarios actuales y futuros
- Costos por softwares instalados por PC
- Costos por cambio de versiones y actualizaciones
- Costos por los módulos de trabajo contratados inicialmente y a futuro
- Costo por usuarios recurrentes o simultáneos
- Costos mensuales o anuales de soporte técnico y consulta
- Costos mensuales o anuales de licencias adicionales (ojo vencimientos de licencias que requieren recompra a largo plazo)
- Costo de hardware y renovación tanto en su configuración actual como expansión futura
- Costo de insumos necesarios día a día para la ejecución del software. A medida que el proyecto se expande, el consumo de etiquetas, ribbons, marcadores, etc. se incrementan
- Costos de integración con otros softwares, que lo requerirá tarde o temprano la expansión del sistema
- Costo de integración con los esterilizadores, lavadoras, incubadoras y otros equipamientos médicos, tanto actuales como futuros
- Costo de capacitaciones presenciales, virtuales tanto en forma inicial como capacitaciones de re inducción o expansión
- Costo de obsolescencia de licencias, programa, lenguajes
- Costo de custodia de base de datos, backup y almacenamiento.
Como todo proyecto de inversión, se deben completar los flujos estimados a largo plazo. Un software debe tener un horizonte de estudio de por lo menos 5 años.
Softwares gratuitos o a bajo costo suelen incluir grandes costos ocultos. Se debe evaluar a conciencia y cuantitativamente todos los costos directos e indirectos a lo largo de las diferentes etapas del proyecto.
Conclusiones
Llegados a este punto, estamos en condiciones de afirmar que un software para una central de esterilización es un proyecto estratégico y un compromiso a largo plazo que implica evaluar detenidamente aspectos tecnológicos, funcionalidades operativas, las diferentes etapas de vida del producto y los costos asociados a lo largo del tiempo.
Es muy importante remarcar que el soporte y la mejora continua son tan importantes como el software en sí mismo. Ambos puntos deben incluirse en el análisis.
Por último, todos los proyectos de trazabilidad siempre crecen en los hospitales y clínicas. De este modo, es fundamental tener certezas de que la herramienta pueda acompañar efectivamente ese crecimiento, contemplando tanto los costos directos como indirectos.
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