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O papel da rastreabilidade total na central de esterilização. O caso de sucesso da Fundação Arturo López Pérez do Chile – FALP

Caso de éxito Interlab - FALP

Especializada em tratamentos oncológicos, a Fundação Arturo López Pérez (FALP) foi o primeiro sanatório privado do Chile a ter rastreabilidade total até o paciente, desde a central de esterilização até os consultórios de atendimento clínico e a sala de cirurgia.

Com mais de 50 anos de experiência, a FALP é uma organização sem fins lucrativos que busca proporcionar acesso oportuno a um tratamento integral em um centro oncológico altamente especializado. Seu modelo de saúde a torna um centro de referência na área, dedicado ao diagnóstico, tratamento, pesquisa e ensino. Além disso, contribui para o desenvolvimento da oncologia chilena com programas de educação, prevenção e detecção precoce do câncer.

No entanto, a rastreabilidade total digitalizada e abrangente adotada pela FALP é uma exceção: apesar de 88% dos responsáveis executivos e 86% dos médicos pesquisados na América Latina concordarem que a rastreabilidade e informações em tempo real são essenciais para oferecer um melhor atendimento ao paciente, apenas 4 em cada 10 hospitais na região investem o suficiente em eficiência médica, de acordo com o estudo “Hospitais mais Inteligentes e Conectados” de 2022.

A concretização do projeto de poder alcançar cada um dos pacientes e gerenciar de forma total e instantânea o instrumental cirúrgico foi possível em 2018, quando a nova administração aceitou a solicitação da chefe da central de esterilização, Gerthy Ríos, uma enfermeira de profissão, que observava o tempo perdido na localização de equipamentos e suprimentos médicos. Somente entre 2011 e 2017, foram realizadas na instituição 642.577 consultas médicas, atendendo a 86.364 novos pacientes e realizando 36.451 cirurgias, por isso uma ferramenta de monitoramento, rastreabilidade e gestão permitiria garantir um atendimento médico seguro e livre de infecções.

Um dos principais problemas era transmitir à administração a importância da rastreabilidade e monitoramento do instrumental cirúrgico para a segurança do paciente, assim como os custos crescentes que não estavam sendo contabilizados. Dessa forma, as perdas desnecessárias, as falhas técnicas e a grande quantidade de reprocesos eram frequentes, em grande parte devido à falta de registro do parque de instrumental cirúrgico e dispositivos médicos disponíveis. Esses custos estavam absorvendo todo o orçamento da central de esterilização, que apenas resolvia os problemas do dia a dia, mas não encontrava tempo para dinamizar seu trabalho através de um padrão de processos que permitisse otimizar a qualidade do serviço.

A central de esterilização precisava traçar um plano de ação a médio prazo, com indicadores e metas precisas de produtividade, custos e gestão de recursos humanos, além da quantidade de falhas no processo de esterilização.

O primeiro passo desse plano de ação foi escolher um software de rastreabilidade e gestão que permitisse não apenas a contagem do instrumental, funcionalidade muito comum na maioria dos sistemas desse tipo, mas que também fosse escalável para outros setores críticos, como a sala de Endoscopia, Salas de Cirurgia e diversos setores de atendimento clínico. Dessa forma, seria otimizado o uso, rotação e gestão do instrumental cirúrgico e dispositivos médicos em toda a instituição, através da rastreabilidade total até o paciente. Essas funções requeridas eram altamente específicas e críticas, então a escolha do fornecedor representava um desafio: o sistema estaria presente em todas as tarefas do dia a dia, por isso o suporte e a indução do pessoal da central deveriam estar de acordo com as necessidades recorrentes de um hospital oncológico dessa envergadura, tornando o fornecedor também um parceiro estratégico da central de esterilização.

Após mais de 3 anos de experiência com o sistema Interlab, a FALP hoje é referência no Chile em termos de rastreabilidade total, que chegou a todas as áreas com uma grande adesão institucional. Os benefícios foram visíveis em diferentes níveis. Em primeiro lugar, a perda de instrumental foi reduzida e sua rotação foi otimizada graças aos registros digitais e à rastreabilidade do instrumental de reutilização para reutilização. Além disso, o desempenho da equipe foi aprimorado e a sobrecarga de trabalho de cada turno de trabalho foi reduzida. Por fim, o plano de ação justificou, em parte, a expansão da nova central de esterilização, com equipamentos de última geração.