El rol de la trazabilidad total en la central de esterilización. El caso de éxito de la Fundación Arturo López Pérez de Chile – FALP
Especializada en tratamientos oncológicos, la Fundación Arturo López Pérez (FALP) fue el primer sanatorio privado de Chile en contar con trazabilidad total hasta el paciente, desde la central de esterilización hasta los consultorios de atención clínica y el quirófano.
Con más de 50 años de trayectoria, FALP es una organización sin fines de lucro que busca otorgar acceso oportuno a un tratamiento integral en un centro oncológico de alta especialización. Su modelo de salud la convierte en un centro de referencia en la materia, dedicado al diagnóstico, tratamiento, investigación y docencia. Además, aporta al desarrollo de la oncología chilena con programas de educación, prevención y detección precoz del cáncer.
Pero la trazabilidad total digitalizada e integral adoptada por FALP es una excepción: a pesar de que el 88% de los responsables a nivel ejecutivo y el 86% de los médicos encuestados en América Latina coinciden en que la trazabilidad e información en tiempo real es esencial para ofrecer una mejor atención al paciente, apenas 4 de cada 10 hospitales de la región invierten lo suficiente en eficiencia médica, de acuerdo al estudio “Hospitales más Inteligentes y Conectados” del año 2022.
Materializar el proyecto de poder llegar a todos y cada uno de los pacientes y poder gestionar de forma total e instantánea el instrumental quirúrgico fue posible en 2018, cuando la nueva gerencia aceptó la solicitud de la jefa de la central de esterilización, Gerthy Ríos, enfermera de profesión, quien observaba el tiempo perdido en localizar equipos y suministros médicos. Solamente entre 2011 y 2017 se realizaron en la institución 642.577 consultas médicas, atendiendo a 86.364 nuevos pacientes y efectuando 36.451 cirugías, por lo que una herramienta de monitoreo, trazabilidad y gestión permitiría garantizar una atención médica segura, libre de infecciones.
Uno de los principales problemas era poder transmitir a la gerencia la importancia de la trazabilidad y monitoreo del instrumental quirúrgico para la seguridad del paciente, así como los costos crecientes que no estaban siendo contabilizados. De este modo, las pérdidas innecesarias, los desperfectos técnicos y gran cantidad de reprocesos se presentaban, en gran medida, debido a la falta de registro del parque de instrumental quirúrgico y dispositivos médicos disponibles. Dichos costos estaban absorbiendo todo el presupuesto para la central de esterilización, que solamente resolvía los problemas del día a día pero no encontraba el tiempo para dinamizar su trabajo a través de un estándar de procesos que le permita optimizar la calidad de su servicio.
La central de esterilización necesitaba trazar una hoja de ruta, un plan de acción a medio plazo, con indicadores y metas precisas de productividad, costos y gestión de recursos humanos, además de la cantidad de fallas del proceso de esterilización.
El primer paso de ese plan de acción consistía elegir un software de trazabilidad y gestión que permita no solo el conteo del instrumental, funcionalidad muy extendida entre la mayoría de los sistemas de esta naturaleza, sino que también sea escalable a otros sectores críticos, como la sala de Endoscopía, Quirófanos y diversos sectores de atención clínica. De esta forma, se optimizaría el uso, rotación y gestión del instrumental quirúrgico y dispositivos médicos en toda la institución, a través de la trazabilidad total hasta el paciente. Estas funciones requeridas eran altamente específicas y críticas, por lo que la elección del proveedor suponía un desafío: el sistema estaría presente en todas las tareas del día a día, por lo que el servicio de soporte y la inducción del personal de la central debía ser acorde a las necesidades recurrentes de un hospital oncológico de esta envergadura, por lo que el proveedor sería, además, un socio estratégico de la central de esterilización.
Tras más de 3 años de experiencia con el sistema de Interlab, la FALP hoy es referencia en Chile en cuanto a la trazabilidad total, la cual ha llegado a todas las áreas con una gran adherencia institucional. Los beneficios se vislumbraron en diferentes niveles. En primer término, se redujo la pérdida de instrumental y se optimizó su rotación gracias a los registros digitales y la trazabilidad del instrumental reúso a reúso. Asimismo, se mejoró el rendimiento del staff y se disminuyó la sobrecarga de trabajo de cada turno de trabajo. Finalmente, el plan de acción justificó, en parte, la ampliación de la nueva central de esterilización, con equipamiento de último nivel.